玉振之

我曾一度為目標和任務還有日程之間的關系所困擾。在使用了很多個任務軟件與日程軟件之後，我又被這些軟件帶進了溝裡。浪費了很多時間來理解這三者的意義與三者之間的關系。周六在袁亮家作客，我把我這段時間來對於“目標”“任務”“日程”的理解和袁亮做了一次交流，正好也幫我梳理了一下，所以特來把這些內容分享出來，希望能對大家有所幫助，讓大家不要總在盲目地忙碌，多節約點時間來關注生活。

我先來講一下我是如何理解“目標”“任務”“日程”的意義，然後再講一下我是如何理解三者之間的關系，最後我再談一談我是如何利用一些工具來幫助我更好的工作的。

目標

目標分為遠中近三種，遠期目標可能是周期長達二三十年甚致終生的一種目標，很多人熱衷於這種目標的制定，因為太有意思了，不論是否能實現制訂這種目標都有點自欺式的自我滿足。我們這裡不講這種遠期目標，對於近期目標都實現不了的人談遠期目標沒有意義。中期目標期大約也就是兩三年內的目標。說到中期目標，我想起來唐駿先生曾說過他從不制定超過兩年的目標，他的目標最長也就是兩年。他認為這個世界變化太快，制定太長遠的目標不太務實。這點我非常同意唐駿先生的觀點，這是務實派的作風。關於近期目標可能是這一兩個月的目標，或是某件事的目標。我和袁亮說：“我認為目標必需具備唯一性”，也就是說任何事都只能有一個目標，否則極可能發生無法堅持執行的惡果。比如我們做項目，那麼我們對於這個項目的目標就只能是：“按時完成任務”或是“提前完成任務”或是“超越性完成任務”在三者中只能選擇其一。是按時完成還是提前完成，或是超越性完成是要看這個項目的性質。對於一些常規項目，提前完成則成為最好的目標選擇。如果是非常規的項目，按時完成任務則最為保險。如果是新的嘗試，那麼超越性完成任務，則成為最有挑戰性的選擇。

當然對於不同職務的人來說，手上的工作會有很多，比如，有的項目經理，同時要管理多個項目的運作。而對於一些技術人員，他們的目標就可能比較單一。但是不論如何，目標不能盲目，也不能太多，對於一個項目或是一件事來說，目標一定要有唯一性，不要制定太多的目標，否則容易弄亂自己的工作。

任務

什麼是任務，這個我想了很長時間。有時我會認為任務必需是當下需要完成的一個小目標，後來發現不是當下的也可以是任務。有時我把任務和目標也會弄混，會把目標當任務，也會把任務當作是目標。結果弄得我自己都不知如何是好。後來我慢慢明白了，任務，其實就是實現目標的分階段的子目標，但是把子目標說成是任務，會有一種迫切感。後來我在想任務有什麼要素呢？我想了一下，也用了一些軟件，去研究別人是如何理解任務的。現在我認為任務必需要具備兩個要素：一個是任務名，一個是截止日期。很多人只喜歡把任務寫下來，卻不願意給自己的任務設定一個截止日期，其實這樣是不科學的，也容易做事拖，設定一個截止日期可以幫助自己更好的監督自己。當我和袁亮說到這裡的時候他提出疑問：設定截止日期很簡單，但是如何判斷這件事需要花多長時間呢？這的確是個難期，因為我的確沒有非常完全的方法解決這個方法。我說：“這主要是依靠經驗”。當然除了經驗之外，分解任務也很重要，當我們把一個任務細分成若乾個子任務的時候這樣大任務的周期自然就出來了。那麼子任務的截止日期的推算相信要比大任務的截止日期的推算方式要容易得多。當然任務細分開後也能幫助自己更好的工作。

日程

對於每一個人來說，都有24小時，每周都有7小時。沒人能收買上帝讓他每天比我們都多幾個小時。那麼除去睡眠的六到八個小時，之外的時間你是否有安排好呢？這就是日程，不同的時段做什麼工作。對於我們這些凡人來說，我們在這個時間軸上，只能做一件事，如果我們期望能同時做好多件事，那麼注定是哪件事也做不好。如果你能做到同時做多件事，歡迎來告訴我。那麼從這一點我們得出。對於每個個人來說日程中的內容是不能有時間沖突的。有時對於某個團隊，日程也是不能有沖突的。兩個人並行在做不同的事，或是兩個部門並行在做不同的事是可以理解的，但是對於某一個個體，或是小組來說，日程是不能沖突的。因為我們不可能同時做多件事。如果有意外，也只能是插隊，這樣本來日程中的工作就必需要相後排。當然我們現在可以借助一些工具來幫我們實現並行操作，比如，你可以一邊讓電腦下載文件，一邊看另一份文件。這種交夾式的工作方式是非常科學的，也稱之為統籌學。關於統籌學的知識有興趣的朋友可以去搜索一些來了解一下。

這裡我大致把我理解的“目標”“任務”“日程”都做一次梳理。好了那麼他們三者之前的關系是什麼呢？

我認為目標是最頂級的，任務其次，日程最低。目標下面會有很多個任務組成，而每個任務又會有多個子任務，任務的結構根據工作性質不同可能這個結構深度也有所不同。而最終每個任務必然要被分配到日程表中標志在某個時間段完成。這就是目標、任務和日程之前的關系。

那麼我又是如何應用他們的呢？下面我來簡單講一下我是如何使用各種工具來處理好我的工作的。我的工具一共有三個：TodoList、Google Calendar、手機。Todolist是用來管理我的目標、任務的，我會在Todolist上面新建一個文件，然後打入項目的名稱，然後把這個項目進行任務分解，這樣我會得到一個非常詳細的任務樹目錄，上面會有任務與子任務，也會有每個任務的截止日期。這樣我可以清楚的看到這個項目的每一個節點，並可以對其做工作成績的評估。然後當任務被細化之後，我就會把細化好的工作轉化日程記錄在我的Google Calendar上，為什麼要用這個？理由有兩個，一、可以共享並分配工作。即方便對任務的分配，也方便上司的監督。二、可以與手機無線同步，這大大方便了我對於日程的管理與關注。

以上是我周六時在袁亮家所交流的內容的一些梳理。有不足之處希望朋友們給我留言指出。